Thủ tướng Chính phủ vừa ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, trong đó định hướng các cơ quan nhà nước tăng cường họp trực tuyến, quy định họp trực tuyến cho một số dạng hội họp, mở rộng phạm vi họp trực tuyến từ trung ương đến toàn bộ cơ quan nhà nước các cấp, giữa các bộ, ngành, giữa các địa phương với nhau.
1. Sở cứ và các nguyên tắc chung
Trong những năm gần đây, chủ trương cái cách hành chính, nâng cao hiệu quả nền công vụ được các cơ quan Đảng, Chính phủ triển khai đồng bộ với nhiều giải pháp đa dạng. Một trong những giải pháp đang được triển khai hiệu quả là áp dụng hình thức họp trực tuyến, tận dụng ưu điểm kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý, cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển, tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp. Hiện nay, Trung ương Đảng, Chính phủ, Quốc hội đã có hệ thống họp trực tuyến từ Trung ương đến cấp tỉnh, nhiều bộ, ngành, địa phương đã có hệ thống họp trực tuyến đến các đầu mối trong phạm vi quản lý.
Trong hệ thống cơ quan nhà nước, Thủ tướng Chính phủ vừa ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, trong đó định hướng các cơ quan nhà nước tăng cường họp trực tuyến, quy định họp trực tuyến cho một số dạng hội họp, mở rộng phạm vi họp trực tuyến từ trung ương đến toàn bộ cơ quan nhà nước các cấp, giữa các bộ, ngành, giữa các địa phương với nhau.
Nhiệm vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ TT&TT) được quy định tại khoản 1, Điều 32, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, đó là “có trách nhiệm hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống hội nghị truyền hình; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến của các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp”.
Dựa trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí, hiệu quả, Cục Bưu điện Trung ương (Cục BĐTW) đề xuất giải pháp tận dụng, kiện toàn các hệ thống họp trực tuyến sẵn có tại Chính phủ và các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến địa phương. Lấy hệ thống truyền hình trực tuyến của Chính phủ làm hạ tầng cơ sở, kết nối các hệ thống tại bộ, ngành, địa phương để phục vụ các yêu cầu họp đa dạng. Bên cạnh đó, để tăng cường chất lượng họp trực tuyến, Cục BĐTW đề xuất ban hành các quy chuẩn, hướng dẫn, khuyến nghị tuân thủ các quy định về phòng họp tại các bộ, ngành, địa phương.
Hệ thống truyền hình hội nghị (THHN) do Cục BĐTW làm chủ dịch vụ hiện nay đã triển khai đến các cơ quan Đảng và Nhà nước, phục vụ Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội và 63 tỉnh/thành phố; Văn phòng Trung ương Đảng và các Ban Đảng; các Bộ và cơ quan ngang Bộ.
Cơ sở của đề xuất lấy hệ thống họp trực tuyến của Chính phủ làm nền tảng:
Những năm qua, hệ thống THHN do Cục BĐTW chủ trì điều hành cung cấp dịch vụ đã phục vụ hàng trăm phiên họp trực tuyến lớn nhỏ của các cơ quan Đảng và Nhà nước (theo số liệu thống kê Cục BĐTW đã phục vụ: năm 2016: 182 phiên, năm 2017: 124 phiên, năm 2018: 100 phiên). Trong đó bao gồm các phiên họp thường kỳ hàng tháng của Thủ tướng Chính phủ với Chủ tịch UBND 63 tỉnh, thành phố; các phiên họp của Văn phòng Quốc hội với Hội đồng nhân dân, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh/thành phố; các phiên họp giao ban của các đồng chí lãnh đạo cấp cao với các Ban của Đảng; các buổi họp giao ban trực tuyến của các Bộ, Ban, Ngành với các địa phương trên phạm vi toàn quốc.
Hệ thống kết nối trên hạ tầng truyền dẫn mạng TSLCD với băng thông được đảm bảo, độ dự phòng cao, hệ thống điều khiển dự phòng kép, độ khả dụng đạt 99,91%.
Với chất lượng và tính ổn định cao, hệ thống của Chính phủ hoàn toàn đáp ứng được vai trò là hạ tầng cơ sở. Mặt khác, Chính phủ là cơ quan cao nhất trong hệ thống cơ quan Nhà nước, hoạt động điều hành của Chính phủ cần linh hoạt từ trung ương đến 4 cấp.
Các nguyên tắc khác:
Các hệ thống, đường truyền, trang thiết bị, phòng họp kết nối vào hệ thống truyền hình hội nghị của Chính phủ phải tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật, các yêu cầu về vận hành, quản lý, đảm bảo an toàn thông tin.
Hệ thống mạng, đường truyền quy định là mạng TSLCD cấp I và cấp
Trong một số trường hợp, Bộ TT&TT có thể huy động hạ tầng, nguồn lực của các cơ quan, doanh nghiệp khác để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Chính phủ.
2. Các mô hình hệ thống hội nghị trực tuyến và quy định:
Mô hình 1: Các hệ thống THHN kết nối vào hệ thống phục vụ Chính phủ. Với hệ thống này thì các quy chuẩn, quy định của hệ thống bắt buộc tuân thủ theo các quy định trong văn bản hướng dẫn.
Mô hình 2: Các hệ thống THHN khác (không kết nối vào hệ thống của Chính phủ) phục vụ cho các cơ quan Nhà nước. Với hệ thống này thì các quy chuẩn, quy định của hệ thống được khuyến nghị tuân thủ các nội dung văn bản hướng dẫn.
2.1. Mô hình 1 gồm 2 kịch bản:
2.1.2 Kịch bản 1: Kết nối hệ thống phục vụ các cuộc họp của Chính phủ với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các tỉnh/thành phố
Các quy định cụ thể
- Sử dụng hạ tầng mạng TSLCD cấp I, tốc độ đường truyền tại các điểm đầu cuối quy định chi tiết tại mục mô tả các phòng họp trực tuyến.
- Sử dụng MCU do Cục BĐTW vận hành, điều khiển phiên họp.
- Phòng họp và các thiết bị đầu cuối tại mỗi phòng họp do đơn vị tự trang bị (hoặc thuê) đảm bảo tuân thủ theo các quy định, yêu cầu kỹ thuật.
- Quản lý vận hành hệ thống: Cục BĐTW chủ trì điều hành, CBKT các điểm cầu Bộ, UBND Tỉnh/ TP phối hợp.
2.1.2 Kịch bản 2: Kết nối hệ thống phục vụ các cuộc họp của Chính phủ với các UBND các tỉnh/thành phố, UBND các huyện/xã
Các quy định cụ thể
- Cục BĐTW chủ trì điều hành cung cấp dịch vụ, bao gồm: CBKT Cục BĐTW chủ trì điều hành tại điểm cầu chính, CBKT các điểm cầu Bộ, UBND Tỉnh/ TP, UBND huyện/xã phối hợp.
- Sử dụng hạ tầng mạng TSLCD cấp I và cấp II, tốc độ đường truyền tại các điểm đầu cuối quy định chi tiết tại mục mô tả các phòng họp trực tuyến.
- MCU trên mạng TSLCD cấp I do Cục BĐTW cung cấp, MCU trên mạng TSLCD cấp II do tỉnh/thành phố trang bị (nếu có).
- Phòng họp và các thiết bị đầu cuối tại mỗi phòng họp do tỉnh/thành phố tự trang bị (hoặc thuê) đảm bảo tuân thủ theo các quy định, yêu cầu kỹ thuật.
2.2. Mô hình 2:
2.1.1 Kịch bản 1: Kết nối phục vụ các cuộc họp trong nội bộ các tỉnh/thành phố, các Bộ, cơ quan ngang Bộ (không kết nối vào hệ thống THHN của Chính phủ)
Các quy định cụ thể
- Sử dụng hạ tầng mạng TSLCD, tốc độ đường truyền tại các điểm đầu cuối quy định chi tiết tại mục mô tả các phòng họp trực tuyến.
- MCU, phòng họp và các thiết bị đầu cuối tại mỗi phòng họp do các tỉnh/ thành phố, các Bộ, cơ quan ngang Bộ tự trang bị.
- Quản lý vận hành hệ thống: Tỉnh/thành phố, các Bộ, cơ quan ngang Bộ tự thực hiện.
2.2.2 Kịch bản 2: Kết nối phục vụ các cuộc họp giữa các tỉnh/thành phố (không kết nối vào hệ thống THHN của Chính phủ)
Các quy định cụ thể
- Hạ tầng mạng cho hệ thống truyền hình hội nghị phục vụ cuộc họp phải qua mạng TSLCD cấp I và mạng TSLCD cấp II.
- MCU do tỉnh/thành phố tự trang bị hoặc sử dụng MCU của Cục BĐTW.
- Phòng họp và các thiết bị đầu cuối tại mỗi phòng họp do tỉnh/thành phố tự trang bị.
3. Quy chuẩn phòng họp: đề xuất quy chuẩn cho 3 loại phòng họp phổ biến:
- Loại Phòng họp tại các Bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các TTP;
- Loại Phòng họp cho các huyện;
- Loại Phòng họp tại các xã, phường.
Nội dung mỗi quy chuẩn (phụ lục kèm theo):
- Các yêu cầu về đường truyền.
- Quy chuẩn thiết kế phòng họp, bao gồm: nguyên tắc bố trí nội thất, yêu cầu về thiết bị truyền hình, hình ảnh, âm thanh.
- Các yêu cầu về quản lý, vận hành thiết bị cho phòng họp.
4. Tổ chức thực hiện
Cục BĐTW đề xuất kế hoạch thực hiện tiếp theo, hoàn thành trong Quý I năm 2019:
– Khảo sát, đánh giá, kiểm duyệt chất lượng các hạ tầng, đường truyền, thiết bị, phòng họp của các Bộ ngành, địa phương để tổng hợp, lập danh sách các hệ thống đủ điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối vào hệ thống truyền hình hội nghị của Chính phủ.
- Xây dựng các quy trình phối hợp giữa các đơn vị liên quan để phục vụ các phiên họp phục vụ Chính phủ.
- Đề xuất tổ chức đào tạo, hướng dẫn CBKT quản lý, vận hành hệ thống truyền hình hội nghị phục vụ Chính phủ theo định kỳ hàng năm.
- Trình Bộ TT&TT ban hành văn bản hướng dẫn Khoản 1, Điều 32, QĐ 45/ QĐ-TTg.
Nếu giải pháp được triển khai thành công, hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ và các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước sẽ linh hoạt, hiệu quả, tiết giảm chi phí, đồng thời chất lượng họp trực tuyến sẽ được nâng cao.
PHỤ LỤC QUY CHUẨN CÁC PHÒNG HỌP
1. Các loại phòng họp thực hiện quy chuẩn, bao gồm 03 loại như sau:
- Loại phòng họp tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh/thành phố.
- Loại phòng họp tại các huyện.
- Loại phòng họp tại xã phường.
2. Quy chuẩn chi tiết cho các loại phòng họp: Các loại phòng họp tuân thủ theo các quy định cơ bản nêu ở bên dưới, với mỗi loại phòng họp có thêm các quy định chi tiết riêng:
Yêu cầu về đường truyền:
+ Sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp I, cấp II để kết nối. Thực hiện chia mạng riêng ảo (VPN) cho dịch vụ truyền hình hội nghị tách biệt với các phân hệ mạng khác.
+ Có băng thông tối thiểu 2Mbps dành riêng cho dịch vụ hội nghị truyền hình.
+ Tuân thủ các yêu cầu về kết nối trên mạng TSLCD.
Yêu cầu về tiêu chuẩn phòng họp
+ Bố trí phòng họp trực tuyến:
Các tiêu chuẩn về tổ chức, bố trí phòng hội nghị như có cách âm, vị trí của người tham gia hội nghị trong tầm kiểm soát của camera và tầm thu của micro; vị trí đặt thiết bị hội nghị truyền hình, thiết bị hiển thị (tivi, máy chiếu), camera phù hợp theo cách bố trí phòng họp theo hình chữ U hay hình lớp học.
Tiêu chuẩn về hệ thống ánh sáng: Các tiêu chuẩn về cường độ ánh sáng trong phòng, bố trí ánh sáng đèn đối với camera, bố trí đón ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ.
+ Yêu cầu thiết bị truyền hình hội nghị VCS: Cần phải có chất lượng hình ảnh cao, trung thực, sắc nét, tuân thủ theo các thông số kỹ thuật về video, âm thanh, camera, cổng kết nối, bao gồm các thông số cơ bản sau:
- Hỗ trợ các chuẩn giao thức truyền thông H.323, SIP
- Hỗ trợ chuẩn mã hoá H.233, H.234, H.235
- Độ phân giải: Tối thiểu hỗ trợ 720p (ưu tiên các dòng sản phẩm hỗ trợ công nghệ FullHD, 4K)
- Hỗ trợ trình diễn số liệu theo chuẩn H.239
+ Yêu cầu về thiết bị hiển thị: Yêu cầu số lượng màn hình tối thiểu là 2, độ phân giải tối thiểu HD720p, hỗ trợ giao diện cổng đầu vào kết nối HDMI, Component.
+ Yêu cầu về âm thanh: Đầy đủ các thành phần micro, loa, amply, thiết bị trộn tín hiệu, bộ lọc nhiễu.
Yêu cầu về quản lý, vận hành thiết bị cho cuộc họp:
+ Yêu cầu về cán bộ kỹ thuật trực vận hành trong thời gian họp: có nhiều kinh nghiệm phục vụ các phiên họp trực tuyến, có phẩm chất đạo đức, ý thức chính trị tốt.
+ Yêu cầu về vận hành cho phòng họp hội nghị truyền hình: Thực hiện đúng các quy định, quy trình tổ chức, phục vụ đã ban hành.
Theo”https://dientungaynay.vn/”
Trích bài tham luận của ông Trần Duy Ninh – Phó Cục trưởng Cục Bưu điện Trung ương, Bộ TT&TT tại Hội nghị Triển khai Kế hoạch năm 2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông ngày 15/01/2019.
